Bürokauffrau Jobs in Deutschland

Berufsprofil: Bürokaufmann oder Bürokauffrau Jobs für Generalisten

Bürokaufleute sind in praktisch allen Branchen und Unternehmensgrößen gefragt. Ihre Hauptaufgaben liegen in der organisatorischen und administrativen Unterstützung verschiedenster Abteilungen. Typische Tätigkeiten umfassen beispielsweise die Datenverarbeitung, Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, die Bearbeitung von Rechnungen und die Erstellung von Statistiken und Berichten.

Aufgrund der umfassenden Aufgabenbereiche könnte man sie auch als die Generalisten des Büromanagements bezeichnen. Als solches verfügen Bürokauffrauen und Bürokaufmänner in der Regel über breitgefächerte Hard und Soft Skills.

Zu den tätigkeitsbezogenen Hard Skills gehören:

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
• Kenntnisse in der Buchhaltung und im Rechnungswesen
• Erfahrung in der Nutzung von Bürosoftware und Datenbanken
• Grundlegende mathematische Kenntnisse für Abrechnungen und Kalkulationen
• Schnelle und präzise Dateneingabe

Nützliche Soft Skills, also übertragbare Fähigkeiten, für Bürokaufleute sind unter anderem:

• Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit Kund:innen und Kolleg:innen
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Belastbarkeit und Flexibilität, besonders in stressigen Situationen

Da diese Büroprofis mit ihren Skills überaus variabel einsetzbar sind, bietet sich für sie eine ganze Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten, sowohl in der freien Wirtschaft als auch im öffentlichen Dienst. Manchmal sind zusätzliche Qualifikationen notwendig, manchmal ist ein nahtloser Quereinstieg möglich. Zu den möglichen Jobs für die Bürokauffrau und den Bürokaufmann gehören unter anderem die als:

• Assistent:in der Geschäftsführung
• Sachbearbeiter:in (öffentliche Verwaltung)
• Immobilienkaufmann/-frau
• Reiseberater:in
• Projektmanager:in

Stellensuche: Passende Jobs für die Bürokauffrau oder den Bürokaufmann

Da du als Bürokauffrau oder Bürokaufmann in praktisch jeder Branche Fuß fassen kannst, stellt sich deine Ausgangslage für die Jobsuche sehr positiv dar: Büroprofis sind gefragte Mitarbeitende. Ein großes Angebot macht die Suche nach einer passenden Stelle allerdings nicht gerade einfacher.

Damit du in der großen Anzahl an Stellenangeboten nicht sprichwörtlich ertrinkst, ist es sinnvoll, deine ideale Arbeitsstelle zu definieren. Beziehe dazu deine Hard Skills ein, also sämtliche berufsbezogenen Kenntnisse und Qualifikationen. Darüber hinaus solltest du deine persönlichen Soft Skills zusammenstellen, beispielsweise Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Stressresistenz.

Indem du deine beruflichen und persönlichen Fähigkeiten umreißt, lässt sich die Jobsuche bereits deutlich eingrenzen. Bei der Definition deines idealen Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs solltest du jedoch nicht nur die Skills, die du selbst mitbringst, berücksichtigen. Auch das Unternehmen mit seinen Werten und seiner Kultur sowie deine Wünsche, Erwartungen und Vorstellungen vom neuen Job spielen eine nicht geringe Rolle.

Deshalb solltest du dich fragen, was dir im Job wichtig ist. Sei dabei sehr ehrlich dir selbst gegenüber und beantworte dir beispielsweise folgende Fragen:

• In welcher Branche möchte ich (nicht) arbeiten?
• Würde ich für einen Job umziehen?
• Ist ein längerer Arbeitsweg akzeptabel für mich?
• Wie viele Urlaubstage möchte ich haben?
• Wie viel Wert lege ich auf die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice?
• Müssen Karriereperspektiven im Unternehmen bestehen oder wechsele ich dafür lieber den Job?
• Welche Mitarbeiterbenefits sind mir wichtig?

Diese und weitere Fragen rund um die eigentliche Arbeit helfen dir, die Bürokauffrau oder Bürokaufmann Jobs herauszufiltern, die nicht nur auf fachlicher, sondern auch auf persönlicher Ebene zu dir passen. Warum das so wichtig ist? Wenn der äußere Rahmen und der Inhalt deiner Arbeit stimmen, geht sie dir wesentlich leichter von der Hand und du kannst im Job glücklich werden. Das ist eine solide Grundlage für ein langes, erfolgreiches Arbeitsverhältnis.

Bewerbung: Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann auf Jobs bewerben

Du hast eine oder mehrere spannende Stellenausschreibungen gefunden, auf die du dich bewerben möchtest? Den ersten Schritt auf dem Weg zum neuen Job hast du nun gemeistert. Nun gilt es, aussagekräftige Bewerbungsunterlagen zu verfassen. Im Folgenden gibt dir Monster einige Tipps, damit dir das gelingt.

Lebenslauf: Dein Werdegang in Bürokaufmann oder Bürokauffrau Jobs

Der Lebenslauf ist – neben dem Anschreiben – nach wie vor das wichtigste Dokument für die Bewerbung. Hier zeigst du in übersichtlicher und gebündelter Form, welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Berufserfahrung du zu bieten hast.

Und wie genau stellst du das nun an? Wenn du mit einem leeren Blatt Papier beginnst, fertige zunächst eine vollständige Sammlung deiner beruflichen Laufbahn an. Beginne mit einer aktuellen Jobsituation und schreibe dir rückwärtsgehend alle deine bisherigen Stationen auf. Dazu gehören Firmenname, Jobbezeichnung und natürlich jeweils Anfang und Ende der Beschäftigung mit Monat und Jahr.

Füge außerdem jeder Station eine Kurzbeschreibung hinzu. Du kannst diese entweder als Stichpunkte aufsetzen oder ein bis zwei knappe Sätze verfassen. Ziel ist es, deine Jobbezeichnung zu erläutern, indem du deine typischen Tätigkeiten sowie Verantwortlichkeiten nennst. Auf diese Weise können sich Personaler:innen ein besseres Bild von deinem Berufsprofil machen.

Hast du bereits einen älteren Lebenslauf zur Hand, geht es natürlich in erster Linie darum, die fehlenden Informationen zu ergänzen. Du solltest dennoch auch prüfen, ob das Layout, die Gliederung, die Schriftart und das Erscheinungsbild insgesamt noch dem aktuellen Standard entspricht. Kurz: Bringe deinen Lebenslauf inhaltlich und formal auf den neuesten Stand.

Monster stellt dir diverse Vorlagen und Beispiele zum Download zur Verfügung, um dir diesen Arbeitsschritt zu erleichtern. Dazu gehören berufsspezifische Muster für Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs, aber auch für im weitesten Sinne verwandte Tätigkeiten:

• Lebenslauf Bürokauffrau/Bürokaufmann
• Professioneller Musterlebenslauf für Bürojobs
• Lebenslauf für Angestellte und Assistent:innen
• Lebenslauf für Betriebswirte/Betriebswirtinnen
• Lebenslauf für Führungskräfte und Teamleiter

Darüber hinaus gibt es einige Aspekte, die immer wieder Fragen aufwerfen: Mein Lebenslauf wird zu lang und ich habe Lücken im Werdegang. In beiden Fällen brauchst du dir keine Sorgen machen. Es ist alles eine Sache der Perspektive.

Ein „zu langer“ Lebenslauf ist oftmals ein Zeichen für viel Berufserfahrung. Das ist positiv für deinen Karriereweg und du solltest diesen Umstand nicht verstecken. Wichtig ist jedoch, dass alle deine Stationen relevant sind für die Stelle, auf die du dich bewirbst. Trifft dies auf deinen kompletten Werdegang zu, dann versuche nicht durch kleine Schrift oder geringen Zeilenabstand möglichst viel Text auf die vermeintlich vorgeschriebenen zwei Seiten zu quetschen. Besser ist es, wenn du deinen Lebenslauf so lang aufsetzt wie nötig.

Stelle in dem Fall dem eigentlichen Lebenslauf jedoch ein Kurzprofil voran oder füge es als eigene Seite zwischen Anschreiben und Lebenslauf ein. Dort kannst du einen kompakten Überblick über deine Karriere geben, deine Qualifikationen ansprechen und deine Leistungen präsentieren. Für weiterführende Details können deine Leser:innen dann den nachfolgenden Lebenslauf zur Hand nehmen.

Nun zu Lücken im Lebenslauf. Normalerweise gibt es gute Gründe dafür, warum dein beruflicher Weg seine „Ecken und Kanten“ hat. Berufsfindung, Kinder, Sabbatical, längere Krankheit oder berufliche Neuorientierung sind typische Gründe, warum dein Werdegang unterbrochen sein kann. Manche kannst du selbstbewusst im Lebenslauf angeben. Anderes kannst du offenlassen. Erwarte dann aber Nachfragen im Vorstellungsgespräch und überlege dir schlüssige Antworten.

Bewerbungsschreiben: Die persönliche Ansprache

Das Anschreiben gibt dir die Möglichkeit, die Personaler:innen direkt in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle anzusprechen und deine Eignung darzulegen. Nutze dafür dasselbe formale Erscheinungsbild, das du für den Lebenslauf genutzt hast. So kreierst du einen einheitlichen Look für dein Bewerbungspaket. Dies sieht nicht nur gut aus – als Büroprofi demonstrierst du damit auch direkt einige deiner Skills.

Inhaltlich geht es darum, deine berufliche Qualifizierung für den Job deutlich zu machen, deine Berufserfahrung zu illustrieren und besondere Leistungen oder Erfolge hervorzuheben. Lies dir dazu auch unbedingt noch einmal genau die Stellenausschreibung durch. Greife zum einen alle angeforderten Aspekte auf, zum Beispiel eine bestimmte Referenznummer, ein bestimmtes Dokumentenformat, Gehaltsvorstellungen und ein mögliches Eintrittsdatum. Zum anderen ist es ratsam, auf die zentralen Aspekte des ausgeschriebenen Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs einzugehen und zu erklären, inwiefern du diese und jene Anforderung erfüllst.

Damit dir leichter fällt, das Bewerbungsschreiben zu verfassen, hält Monster einige Mustervorlagen und Beispiele für dich bereit:

• Anschreiben für Bürokaufmann/Bürokauffrau Jobs
• Anschreiben für Bürojobs
• Anschreiben für den öffentlichen Dienst
• Anschreiben für die Assistenz der Geschäftsleitung

Darüber hinaus findest du auch weitere Tipps, die dir dabei helfen, ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben zu verfassen. Dazu gehören Tipps zu Formulierungen und darüber, wie du den Wunsch nach Teilzeit einfügst. Außerdem gibt dir Monster Hilfestellung, um Fehler im Anschreiben zu vermeiden und gekonnt unnötige Floskeln zu umschiffen.

Vorstellungsgespräch: Mit solider Vorbereitung das Jobinterview meistern

Du hast ein Vorstellungsgespräch gelandet? Glückwunsch! Bis zum Termin hast du wahrscheinlich ein paar Tage Zeit. Nutze diese dazu, dich darauf vorzubereiten. Dazu gehört eine kurze Selbstpräsentation, typische Fragen für Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs, deine eigenen Fragen und organisatorische Aspekte.

Sicherlich ist es unmöglich, sämtliche Details vorherzusehen. Die Vorbereitung auf das Jobinterview sowie das Üben der Gesprächssituation mit Freunden, Familienmitgliedern oder mittels KI-Tools helfen dir jedoch, während des Gesprächs flüssiger zu antworten und auch ein Stück weit deine Nervosität in den Griff zu bekommen.

Aber schmälern auswendig gelernte Antworten nicht meine Authentizität? Keineswegs! Du schaffst dir schlichtweg mehr Freiraum im Kopf, um auf Fragen reagieren zu können. Solange du ehrliche, eigene Antworten vorbereitest, kannst du dich immer noch authentisch im Jobinterview präsentieren. Außerdem merken Personaler:innen, wenn Kandidat:innen sich auf das Gespräch vorbereitet haben. Das hinterlässt immer einen guten Eindruck. Es vermittelt Ernsthaftigkeit bei der Bewerbung und Respekt gegenüber den Gesprächspartnern.

1. Selbstpräsentation

Damit beginnen viele Vorstellungsgespräche. Die Selbstpräsentation ähnelt inhaltlich auf weiten Strecken dem Anschreiben. Du willst kompakt darstellen:

• in welcher beruflichen Situation du dich aktuell befindest
• welche Qualifikation du mitbringst
• welchen beruflichen Background du hast
• deine Erfahrung aus früheren Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs
• wie du all dies für das Unternehmen gewinnbringend einsetzen kannst.

2. Typische Fragen

Die Fragen seitens der Personaler:innen stehen meist im Zentrum eines Jobinterviews. Diese können sich um einzelne Aspekte aus deinem Lebenslauf drehen, Fachkenntnisse einbeziehen, situationsbezogene Aspekte aufgreifen und sogar Brainteaser enthalten. Welche Art Fragen für die Personaler:innen relevant sind, hängt einerseits von der genauen Position, auf die du dich bewirbst, und andererseits von der Branche ab.

Es ist daher wichtig, im Voraus solche Fragen zu recherchieren, um sie zu trainieren. Monster hat dazu einige Beispielfragen für das Vorstellungsgespräch für Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs zusammengestellt. Außerdem ist es sinnvoll, dass du dich auch mit Fragen beschäftigst, mit denen Personaler:innen deine Soft Skills erkunden möchten. Das können beispielsweise die folgenden sein:

• Wie gehen Sie mit Aufgaben um, bei denen Sie keine klaren Vorgaben erhalten?
• Können Sie eine Situation und Ihren Umgang damit nennen, in der Sie eine Aufgabe nicht so erfüllen konnten, wie Sie es normalerweise von sich erwarten?
• Wie gehen Sie mit Fehlern oder fehlgeschlagenen Projekten um?

Formuliere für sämtliche Fragen nicht nur passende Antworten, sondern stelle idealerweise auch Beispiele dafür zusammen. Auf diese Weise illustrierst du deine Antwort mit konkreten Situationen aus deinem Arbeitsleben.

3. Eigene Fragen

Kein Vorstellungsgespräch ohne ein Nachhaken, ob du selbst auch eigene Fragen hast. Im Idealfall hast du bereits während der Bewerbungsphase einige Recherchen über den Arbeitgebenden angestellt und Notizen gemacht. Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, dies zu tun. Und dies ist nicht nur wichtig, um Interesse am Unternehmen und am Job zu zeigen. Durch eigene Fragen findest du auch heraus, ob die ausgeschriebene Stelle und der Arbeitgebende wirklich deinen Vorstellungen entspricht.

Scheue dich aber auch nicht davor, bereits vorher Zwischenfragen zu stellen, wenn diese aufkommen und sofern sie unmittelbar wichtig sind. Dadurch erhält das Jobinterview oftmals eine Dynamik, die Personaler:innen im Gedächtnis bleibt.

4. Organisatorisches

Die organisatorische Vorbereitung beinhaltet unter anderem Aspekte wie Anfahrt, Zeitplanung, passende Bekleidung, funktionierende Technik für ein Video-Interview und zusätzliche Leistungsnachweise. Durch deine Erfahrung in Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs kannst du hier deine beruflichen Organisationsskills einsetzen – diesmal nicht für Teammitglieder oder Vorgesetzte, sondern für dich selbst.

Gehalt: Verdienstmöglichkeiten in Jobs für Bürokauffrau und Bürokaufmann

Geht man nach dem Bundesdurchschnitt, dann verdienen Bürokaufleute pro Monat rund 3.500 Euro brutto. Dies bezieht sich in den meisten Fällen auf Fachkräfte ohne Spezialisierung. Das heißt, wenn du in Bürokauffrau oder Bürokaufmann Jobs Wissen in einem spezifischen Fachgebiet oder fundierte Branchenkenntnisse mitbringst, wirkt sich dies oftmals positiv auf das Arbeitsentgelt aus. Dasselbe gilt für die Berufserfahrung.

Insofern liegt das Gehalt von Berufseinsteiger:innen in Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs meist im Bereich von etwa 2.700 Euro brutto pro Monat. Mit Erfahrung im Job und in dem Zug erworbenen Fachkenntnissen kann sich das monatliche Brutto auf knapp 4.600 Euro steigern.

Außerdem gilt es, auch regionale Unterschiede zu berücksichtigen. Die Durchschnittsgehälter können sich nach Bundesland, Region und Städten drastisch unterscheiden. In NRW, Hessen, Baden-Württemberg und Bayern sind Gehälter tendenziell am attraktivsten. Die östlichen Bundesländer rangieren im Vergleich am anderen Ende der Skala.

Interessanterweise zeigt sich im Bundesdurchschnitt, dass der Gender Pay Gap im Bereich der Bürokaufleute recht groß ausfällt. Wo sich das Arbeitsentgelt für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger noch die Waage hält, so geht es mit steigender Berufserfahrung doch recht deutlich auseinander.

Firmeninfos: Details über Unternehmen recherchieren

Hast du dich auf die Jobsuche begeben und ein interessantes Jobangebot gefunden, dann willst du wahrscheinlich auch etwas mehr über das Unternehmen erfahren. Schließlich willst du nicht die sprichwörtliche Katze im Sack kaufen, sondern sicher sein, dass du und die Firma prinzipiell auf derselben Wellenlänge liegen. Insofern können Hintergrundinfos hilfreich sein, um überhaupt zu entscheiden, wo du dich bewerben möchtest.

Im nächsten Schritt sind Details über ein Unternehmen für den Bewerbungsprozess enorm wichtig. Auf der einen Seite kannst du damit deinen Lebenslauf und dein Anschreiben spezifisch auf das Unternehmen zuschneiden. Zum anderen helfen dir diese Infos bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch: Du kannst dich auf Fragen seitens der Personaler:innen vorbereiten und deinerseits Fragen entwerfen, die du ihnen stellen wirst.

Darüber hinaus ermöglichen die Unternehmensinformationen, deine Recherchen im Verlauf des Jobinterviews mit den neuen Informationen abzugleichen. Dies hilft dir bei der Entscheidung für oder gegen den Job.

Wie fängst du das Ganze am besten an? Ein guter Einstieg ist die Unternehmenssuche auf Monster. Über das Suchfeld kannst du einfach den Namen der Firma eingeben und dir einen ersten Überblick verschaffen. Zu den Eckdaten gehören die Branche des Unternehmens, das Gründungsjahr, die Anzahl an Mitarbeitenden, Standorte und der Link zur Homepage. Außerdem kann es ein Firmenprofil, Fotos, Unternehmensvideos und eine Übersicht über Mitarbeiterbenefits geben.

Monster unterstützt deine Karriere in Bürokaufmann / Bürokauffrau Jobs

Wenn du als Bürokauffrau oder Bürokaufmann nach Jobs suchst, triffst du auf ein ausgezeichnetes Angebot an freien Stellen. Monster unterstützt dich, die passende zu finden und dich darauf zu bewerben. Mit einem kostenlosen Jobprofil bei Monster machst du den ersten Schritt. Lade deinen Lebenslauf hoch, bewirb dich auf spannende Stellen und erhalte aktuelle Jobempfehlungen.