Konferenzen planen von A bis Z: Was macht ein Konferenzmanager?
Konferenzen sind typischerweise ein idealer Ort für fachliche Vorträge und Diskussionen, sie eignen sich aber auch für persönliche Gespräche, zum Netzwerken und Benchmarking. Daher werden sie von Unternehmen und Fachleuten gern besucht. Für die Vorbereitung, Organisation sowie den Verlauf von Konferenzen sind Konferenzmanager:innen verantwortlich. Doch: Was macht ein Konferenzmanager genau und welche Qualifikationen brauchst du für den Job? All das erfährst du im folgenden Artikel.
Im ersten Schritt bei der Planung einer Konferenz sammeln Konferenzmanager:innen aktuelle Themen, die eine möglichst große Zahl von potenziellen Anmeldungen generieren. Damit eine Konferenz ein wirtschaftlicher Erfolg wird, behandelt sie meistens Trends und Entwicklungen verschiedener Branchen. Die Zeit von der ersten Idee bis zur Konferenz kann schon mal fünf Monate betragen. Damit ein Thema dann nicht schon überholt ist, müssen die Themenideen aktuell und innovativ sein. Nach intensiver Recherche und Beratung erstellen sie einen Themenplan – meist in Zusammenarbeit mit einem Konferenzteam.
Danach beginnt die konkrete Organisation der Veranstaltung. Damit sich die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllen, müssen Konferenzmanager:innen für eine hohe inhaltliche Qualität der Vorträge, passende Referent:innen, aber auch für den reibungslosen Ablauf am Veranstaltungsort sorgen. Zuerst werden dazu Ort, Zeit und Räumlichkeiten festgelegt. Sind die Referierenden gefunden und die Vortragsinhalte abgestimmt, steht das Rahmenprogramm fest. Nun verschicken die Konferenzexpert:innen Einladungen an Interessierte. Sie haben auch eine Übersicht über das Marketing und Werbeaktionen.
Am Veranstaltungstag kontrollieren die Manager:innen das Geschehen am Platz. Sie lösen Probleme, sind als Ansprechpartner:innen für Aussteller:innen, Sponsor:innen sowie Pressevertreter:innen zur Stelle und Nutzen die Veranstaltung, um ihr Netzwerk zu pflegen und zu erweitern.
Was macht ein Konferenzmanager: Fähigkeiten und Talente einsetzen
Aufgrund der Vielfalt der Aufgaben, die oft unter Zeit- und Erfolgsdruck erledigt werden, solltest du als Konferenzmanager:innen bestimmte Fähigkeiten und Interessen mitbringen. Im Job ist Ideenreichtum gefragt, da sie Ideengebende für die verschiedensten Themen bei Konferenzen sind. Ein Gespür für Branchentrends ist daher Grundvoraussetzung für ihren beruflichen Erfolg.
Als Konferenzmanager:in kennst du dich daher bestenfalls sehr gut in deinem Fachbereich aus. Um dabei auf dem Laufenden zu bleiben, studierst du regelmäßig Fachzeitschriften, Publikationen und eine Bandbreite an Online-Quellen, um das Interesse der potentiellen Teilnehmer:innen zu treffen.
Außerdem sind Kommunikationstalent und der Wille zum Netzwerken gefragt, vor allem bei der Themensuche, beim Kontakt zu Referent:innen und Branchenexpert:innen. So sind die Konferenzprofis in der Lage, die spannendsten Fachleute zu gewinnen. Ihr Netzwerk zu pflegen, gehört also zu den Grundvoraussetzungen des Jobs.
Zusätzlich sind Organisationstalent und die Fähigkeit, strukturiert zu arbeiten, sowie Durchsetzungsvermögen passende Eigenschaften für Konferenzmanager:innen. Nicht zuletzt sollte ein Konferenzmanager bzw. eine Konferenzmanagerin belastbar und stressresistent sein. Bringst du diese Soft Skills mit, sind sie mindestens genauso wichtig wie deine fachliche Kompetenz
Ausbildungswege im Konferenzmanagement
Wenn du dich fragst: „Was macht ein Konferenzmanager?“, dann fragst du dich sicher auch, wie du am besten im Beruf durchstartest. Bist du Quereinsteiger:in mit betriebswirtschaftlichem oder geisteswissenschaftlichem Abschluss, hast du gute Chancen.
Der direkte Weg in den Beruf führt über ein duales Studium im Bereich Messe-, Kongress- und Eventmanagement. Der Beruf ist auch für Mitarbeitende der Tagungs-, Event-, Kongress- und Messewirtschaft geeignet, die sich weiterbilden wollen. Für angehende oder aktive Konferenzmanager:innen gibt es reichlich Weiterbildungsmöglichkeiten, beispielsweise in Richtung Kommunikation oder Betriebswirtschaft.
Deine Bewerbung als Konferenzmanager:in
Du suchst nach Selbstverwirklichung und bist dir noch nicht sicher, welcher der richtige Job für dich ist? Diese Entscheidung ist sicher nicht einfach. Hast du schon mal über ein Praktikum zur beruflichen Neuorientierung nachgedacht? Wir geben dir außerdem 5 Methoden zur Entscheidungsfindung an die Hand und zeigen dir, wie du anhand der klassischen Pro-Contra Liste oder mithilfe des Gun-Tests einen effektiven Beschluss fassen kannst.
Über die Frage „Was macht ein Konferenzmanager?“ bist du bereits hinaus und möchtest dich um eine spannende Position bewerben? In unserem Artikel „Bewerbung schreiben leicht gemacht“ geben wir dir hilfreiche Tipps und Tricks für ein professionelles Anschreiben. Inspiration zu den Bereichen Layout, Design und Struktur bekommst du dort genauso wie inhaltliche Kniffe zu Formulierungen des Gehaltswunsches und von Abschlussformeln. Einen Musterlebenslauf findest du in unserer Monster Karriereberatung.
Interesse im Vorstellungsgespräch zeigen
Hast du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen, steht nun die Vorbereitung an. Mit den häufigsten Fragen im Gespräch gewinnst du an Selbstsicherheit und kannst konzentriert und fokussiert ins Gespräch gehen. Vergiss nicht, auch eigene Fragen im Jobinterview zu stellen. Das zeigt dein Interesse und dein Engagement und kommt bei den Personalverantwortlichen immer gut an. Eine gute Quelle zur Vorbereitung ist auch die Monster Unternehmenssuche.
Wo gibt's Jobs für Konferenzmanager:innen?
Stellen gibt es vor allem bei Unternehmen der Konferenz- und Kongressveranstaltungsbranche, auch bei großen Firmen der Eventbranche. Als Konferenzmanager:in organisierst du zudem im Bereich Fachtagungen, Workshops oder bei Wochenendseminaren.
Jobs für Konferenzmanager:innen finden sich unter folgenden Suchbegriffen:
Was macht ein Konferenzmanager – Monster hat alle Infos
Nun bist du bestens informiert, wie du zum Konferenzmanager bzw. zur Konferenzmanagerin wirst und kannst mit deiner Bewerbung loslegen. Eine professionelle Ergänzung zu deinem qualifizierten Lebenslauf ist das kostenlose Monster Nutzerprofil. Hier können dich Recruiter:innen verschiedener Branchen entdecken und für ihre Konferenzen akquirieren.