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Präsentieren und Arbeitsergebnisse vortragen

von Monster Contributor

Nicht nur im Berufsalltag ergeben sich immer wieder Situationen, in denen du Arbeitsergebnisse präsentieren musst. Deshalb geben wir dir hier einen Leitfaden mit hilfreichen Tipps und Checklisten für die selbstbewusste Präsentation an die Hand.

Ob Ressortverantwortlicher oder Projektleiter, Doktorand, Werkstudent oder Auszubildender – Situationen, in denen Arbeitsergebnisse einem Gremium vorzustellen sind, ergeben sich heute häufig. In den meisten Fällen ist damit auch eine Entscheidung verknüpft: zum Beispiel über die Zuteilung von Ressourcen, die Befürwortung von Veränderungen oder die Übernahme in ein Beschäftigtenverhältnis. Es gilt also, seine Sache gut zu machen.

Das A und O - Die gründliche Vorbereitung

Wer gut vorbereitet ist, hat bessere Karten und fühlt sich bei der Vorstellung seiner Arbeitsergebnisse sicherer – ein ganz wichtiger Aspekt, um souverän auftreten zu können.

Erfolgreich präsentieren - Checkliste für die Vorbereitung

Im Rahmen der vorbereitenden Arbeiten sind folgende Fragen zu klären:

  • Wie lautet das Ziel meiner Präsentation: Was will ich erreichen? Was hängt davon ab? Muss ich für etwas „kämpfen“ (z.B. Budgetzuteilung) oder dient die Präsentation rein informativen Zwecken?
  • An welche Zielgruppe richte ich mich: Vor wem werde ich sprechen? Wie vertraut sind die Zuhörer mit dem Thema? Kann ich Fachjargon verwenden? Werden auch fachfremde Zuhörer dabei sein?
  • Welcher Kernaufbau ist für die Präsentation zweckmäßig: Welche „Dramaturgie“ eignet sich für mein Ziel?
  • Visualisierung und Medieneinsatz: Mit welchen Mitteln will ich bestimmte Gedanken und Informationen bildlich darstellen: PowerPoint, Fotos, Pläne, Tabellen, Video, Karikaturen? Welche Medien stehen mir zur Verfügung und eignen sich für meinen Fall: PC, Overhead-Projektor, Video …? (Prüfen der Funktionstüchtigkeit im Vorfeld nicht vergessen!)
  • Interaktion: Wann will ich Fragen zulassen: während der gesamten Präsentation oder nur am Ende? Wie reagiere ich, wenn sich die Zuhörer nicht an meine „Vorgaben“ halten?
  • Handout: Will ich den Zuhörern am Ende etwas in die Hand geben: Dokumentation, Übersichtsblatt, Datei?
  • Schluss: Was erwarte ich mir von der Schlussphase? Eine Entscheidung, Zustimmung, Unterstützung? Will ich die Zuhörer zum Handeln auffordern und wie kann ich sie dazu motivieren?

Erfolgskriterien für den Aufbau

Die Grobstruktur eines Vortrags besteht zu etwa 15 Prozent aus der Begrüßung der Zuhörer und der Einleitung, die evtl. eine Kurzvorstellung des Referenten, des Themas, des Ziels der Zusammenkunft und des Ablaufplans beinhalten sollte. Dabei ist auch zu erwähnen, ob die Teilnehmer jederzeit Fragen oder diese gesammelt am Ende der Präsentation in einer Diskussionsrunde stellen dürfen.

Der Hauptteil, also das eigentliche Herzstück des Vortrags, sollte vom Umfang her den Löwenanteil ausmachen (ca. 75 Prozent). Hier geht es darum, dass du deine Recherchen, Ergebnisse, Überlegungen zu Lösungsansätzen, Argumente usw. nicht nur selbstbewusst, deutlich, anschaulich und nachvollziehbar darlegst, sondern auch die Zuhörer mit in deinen Bann ziehst und überzeugst. Es ist nicht gut, den Text abzulesen, da dann der Fokus nicht auf den Zuhörern liegt. Am besten sind Folien, die lediglich Stichpunkte aufweisen und dann mit natürlichen Formulierungen ausgeschmückt werden.

Im Schlussteil (ca. zehn Prozent) wiederholst du dann bewusst und pointiert die Kernpunkte und forderst zum Handeln auf.

Selbstbewusste Körpersprache und Stimme

Ebenso wichtig wie die Inhalte des Vortrags ist dein gesamtes Auftreten als Redner. Wenn du deine Zuhörer für dich und deine Sache gewinnen willst, musst du durch authentisches und stimmiges Verhalten überzeugen. Ein freundliches, verbindliches Lächeln, direkter Blickkontakt, Armbewegungen, die sich oberhalb der Taille abspielen, kontrollierte Handbewegungen, die das Gesagte unterstreichen, eine aufrechte Haltung: So entsteht beim Zuhörer ein positives Gefühl.

Achte auf eine angenehme „normale“ Lautstärke, so dass alle dich gut hören können. Falls nötig, verwende ein Mikrofon. Sprich deutlich und in angemessenem Tempo. So ermöglichst du den Zuhörern, dem roten Faden deines Vortrags folgen zu können. Lege Sprechpausen ein und achte stets auf den Blickkontakt zum Publikum. Betone wichtige Kerngedanken oder -Begriffe durch deine Stimme und eine unterstreichende Geste.

Die richtigen Worte

Auch die verwendete Ausdrucksweise ist auf die jeweilige Zielgruppe auszurichten. Bemühe dich deshalb um eine präzise Sprache und verzichte auf komplizierte Satzstrukturen, unnötige Fachbegriffe und überflüssige Abkürzungen. Formuliere zielgerichtet, mit nachvollziehbaren Argumenten. Bleibe konsequent sachlich und verzichte auf subjektive Äußerungen.

Vermeide Worthülsen wie "na ja", "sag ich mal" usw. oder immer wiederkehrende Floskeln wie "OK?", "Nicht wahr?" oder "Verstehen Sie?". Auch unnötig geschwollene Konjunktivformulierungen wie "Ich würde meinen wollen, dass …" oder der übermäßige Gebrauch von Wörtern wie "möglicherweise" fallen negativ auf. Im Idealfall kannst du den Vortrag mit Kollegen oder Bekannten proben und diese um konstruktive Kritik bitten.

Unsere Tipps im Überblick

Körpersprache

  • Stehend, dem Publikum zugewandte, aufgeschlossene Körperhaltung
  • Hände aus den Taschen nehmen
  • Keine Armbewegungen unterhalb der Taille
  • Freundliches Lächeln, Blick schweift über alle Zuhörer
  • Hin und wieder Blickkontakt zu einer Person (nicht immer derselben)

Begrüßung

  • Freundliche Begrüßung
  • Kurzvorstellung des Vortragenden und bei Bedarf auch der Zuhörer

Einleitung

  • Abriss des Themas und des Ablaufplans
  • Ablaufplan auf Flipchart vorbereiten und auf Punkte hindeuten, roter Faden muss erkennbar sein
  • Interaktionsstrategie erläutern (Wann sind Fragen „erlaubt“?)

Visualisierung

  • "Übersetzung" bestimmter Gedanken und Informationen in bildliche Darstellungen zur besseren Aufnahme durch den Zuhörer. Die Präsentation wirkt überzeugender, glaubwürdiger und besser vorbereitet
  • Unser Tipp: "Weniger ist mehr" und "Keep it simple"
  • Ansprechend und leicht verständlich
  • Geringe Textmenge, nur Stichpunkte auf einer Folie (Text nicht vorlesen!)
  • Auf korrekte Rechtschreibung, Layout, Farbsprache usw. achten

Medieneinsatz

  • Der Vortragende beherrscht die eingesetzten Medien
  • Maximal zwei bis drei verschiedenen Medien je Vortrag, keine Überreizung!
  • Text der gezeigten Folien nicht vorlesen

Sprechtechnik

  • Angenehme Lautstärke
  • Deutliche Aussprache (Artikulation)
  • Sprechpausen
  • Angemessenes Sprechtempo

Sprache

  • Präzise, sachliche Ausdrucksweise
  • Verzicht auf komplizierte Satzstrukturen, unnötige Fachbegriffe und Abkürzungen
  • Nachvollziehbare Argumente
  • Verzicht auf Worthülsen

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