Zu spät, zu spät, zu spät? Die besten Zeitmanagement-Methoden für deinen Arbeitsalltag

Deadlines, Meetings, volles E-Mail-Postfach: Bringt dich dein Arbeitsalltag auch manchmal in die gleiche Bredouille wie das weiße Kaninchen bei „ Alice im Wunderland", das ständig auf die Uhr blickt und sich unentwegt „ Zu spät, zu spät, zu spät" denkt? Nicht selten ist unser Berufsleben durchgetaktet mit zahlreichen Aufgaben, von denen wir weder Anfang noch Ende zu sehen scheinen. Wo beginnen? Wie viel Zeit für welches To-Do aufbringen? Wo liegt welche Priorität? Vor diesen Fragen stehen Arbeitnehmer:innen wohl täglich.

Ob Multitasking tatsächlich ein nützliches Prinzip ist, da scheiden sich so manche Geister. Zum Glück gibt es zahlreiche bewährte Zeitmanagement-Methoden, die die entsprechende Abhilfe schaffen – und Monster hat fünf der bekanntesten für dich zusammengetragen.

Was bedeutet es, wenn wir von Zeitmanagement sprechen?

Wie der Begriff es schon treffend aussagt, bedeutet Zeitmanagement, dass wir effizient mit unserer Zeit umgehen. Aufschieberitis und Multitasking wird hierbei ein Ende gesetzt. Doch nicht einfach nur das Abhaken von To-Dos ist das Ziel von Zeitmanagement, sondern die Arbeitszeit so zu gestalten, dass wir so produktiv wie möglich sind und trotzdem Zeit für Pausen und Entspannung bleibt.

Ein durchdachtes Zeitmanagement sorgt also nicht nur dafür, dass wir unsere Arbeitszeit intelligent nutzen, sondern dass wir weniger gestresst sind. Denn wer den Überblick über Aufgaben behält, Prioritäten setzt sowie Step-by-Step-Pläne aufstellt, verfällt weniger in Hektik und hat am Ende des Tages das Gefühl, mehr geschafft zu haben – ohne sich komplett zu verausgaben.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Ein Genie überblickt das Chaos? Für den Arbeitsalltag empfehlen wir – ob nun Genie oder nicht – eine andere, geordnete Herangehensweise. Methoden für ein erfolgreiches Zeitmanagement gibt es viele. Und Monster hat fünf der bekanntesten für dich in Kürze zusammengefasst.

1. Pomodoro-Technik

Manch einer bevorzugt es, sich stundenlang und ohne Pause mit einer Aufgabe zu beschäftigen – den „Flow“ bei der Arbeit auszunutzen. Andere wiederum brauchen mehrere kleine Pausen nach kurzen Arbeitsabschnitten. Für den zweiten Arbeitstyp eignet sich die Pomodoro-Technik.

Dabei arbeitet man 25 Minuten (eine Pomodoro-Einheit) konzentriert an einer Aufgabe und macht danach fünf Minuten Pause. Nach vier Pomodoro-Einheiten folgt eine Pause von 30 Minuten. Damit ist eine komplette Pomodoro-Sitzung abgeschlossen. Indem wir uns abwechselnd konzentrieren und entspannen, ermöglichen wir dem Gehirn, über einen längeren Zeitraum fokussiert arbeiten zu können. Übrigens: Die Länge einer Pomodoro-Einheit lässt sich natürlich individuell anpassen, sollten dir 25 Minuten zu kurz oder zu lang sein.

2. Pareto-Prinzip (oder auch 80-20-Regel)

Work smart, not hard: Diese Weisheit hast du bestimmt schon einmal gehört. Das Pareto-Prinzip zielt genau darauf ab, mit weniger Aufwand zum Ziel zu kommen. Es besagt nämlich, dass 20 Prozent deiner Zeit für 80 Prozent der Ergebnisse verantwortlich sind. Konkret bedeutet das, dass du dich auf die Aufgabe(n) fokussieren solltest, die am schnellsten und effektivsten zu deinem anvisierten Ziel führen.

Hier gilt es also, Prioritäten zu setzen, sodass Input und Output in einem besseren Verhältnis stehen – wie bei eigentlich allen Zeitmanagement-Methoden. Das Pareto-Prinzip lässt sich auf sämtliche Bereiche anwenden. Im Vertrieb solltest du dich zum Beispiel fragen, welche 20 Prozent der Kunden zu 80 Prozent deines Umsatzes führen. Und in einer Redaktion solltest du dir die Frage stellen, welche 20 Prozent der Themen/Artikel am Ende zu 80 Prozent der Leserschaft und Klickzahlen führen.

3. Eisenhower-Technik

Bei der Eisenhower-Technik überlegt man, wie wichtig und dringend eine Aufgabe tatsächlich ist. Dabei muss man sich eine Matrix aus vier Quadranten vorstellen, die sich wie folgt einteilt:

• Eine Aufgabe ist wichtig und dringend? Diese solltest du sofort erledigen.
• Eine Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend? Diese musst du nicht sofort abarbeiten, solltest sie aber effektiv planen.
• Eine Aufgabe ist nicht wichtig, aber dringend? Diese solltest du (wenn möglich) delegieren oder den Aufwand dafür verringern, um sie schnell vom Tisch zu bekommen.
• Eine Aufgabe ist nicht wichtig und nicht dringend? Diese Aufgabe solltest du von deiner To-Do-Liste streichen.

4. Die ABC-Methode

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Technik geht es hier darum, Prioritäten zu setzen und deine Aufgaben nach Relevanz zu ordnen. Dabei unterteilt man zwischen sehr wichtigen Aufgaben (A), wichtigen Aufgaben (B) und den weniger wichtigen Aufgaben (C).

• A-Aufgaben haben eine hohe Relevanz und lassen sich nicht delegieren. Nutze 60 Prozent deiner Zeit also für diese To-Dos.
• B-Aufgaben weisen eine durchschnittliche Relevanz auf und sind teilweise delegierbar. Räume diesen also die Prioritätsstufe Zwei in deinem Alltag ein und nutze circa 25 Prozent deiner Zeit dafür.
• C-Aufgaben sind meist Zeitfresser ohne großen Mehrwert. Hier genügt es, wenn du 15 Prozent deiner Zeit aufwendest.

5. Eat the frog

Mark Twain ist nicht nur für seine Bücher rund um Tom Sawyer und Huckleberry Finn bekannt, sondern auch für diesen Spruch: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen“. Soll nichts anderes heißen als: Erledige die schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben zuerst am Tag. Deine Motivation ist zu Beginn des Arbeitstags am größten – genau wie dein Energielevel. Wenn du die komplizierteste Aufgabe zuerst abgearbeitet hast, freust du dich umso mehr über die leichteren danach – und hast vermutlich umso mehr Spaß daran.

Was solltest du noch für einen effizienten Arbeitsalltag berücksichtigen?

Nun, da du einige der bekannten Zeitmanagement-Methoden kennst, sollte einem effizienten und effektiven Arbeitstag nichts mehr im Weg stehen. Oder? Neben dem Priorisieren und Planen der einzelnen Aufgaben und Arbeitsschritte, gibt es noch ein paar Tipps, die wir dir mit auf den Weg geben möchten.

Achte zum Beispiel darauf, was deine Zeitfresser sind und was dich nur ablenkt. Social Media ist meist einer davon: Melde dich bei deinen Accounts für die Dauer deiner Arbeitszeit am besten ab, um nicht in Versuchung zu geraten, „nur mal kurz“ bei Instagram vorbeizuschauen. Das Vibrieren deines Handys reißt dich aus einer Aufgabe? Dann schalte es auf lautlos, solange du konzentriert arbeiten musst.

Und ansonsten? Schaffe dir ein System, mit dem du leicht und ohne Mühe durch den Tag kommst. Sei es eine tägliche handschriftliche To-Do-Liste im Kalender, die du am Abend vorher vorbereitest, oder ein digitales Tool, in dem du deine Aufgaben sortierst und nicht mehr aus den Augen verlierst.

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