Das beste ATS für Ihr Unternehmen: So wählen Sie das richtige System aus

Applicant Tracking Systeme (ATS) unterstützen HR-Teams, indem sie den gesamten Rekrutierungsprozess von A bis Z optimieren, automatisieren und effizienter gestalten. Wir werfen einen genaueren Blick auf diese digitale HR-Lösung, die Ihre Art der Personalbeschaffung nachhaltig verändern könnte.

Durch die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses mit einem ATS – unabhängig davon, ob ein Jobboard genutzt wird oder nicht – können Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten sparen, während sie gleichzeitig sicherstellen, die besten Talente für sich zu gewinnen. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Lassen Sie uns das Potenzial von Bewerber:innen-Management-Systemen für Ihr Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen.

1. Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)? Definition

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist ein Bewerber:innen-Management-Tool, das durch die Digitalisierung des Recruitings entstanden ist. Unternehmen nutzen es, um ihren Rekrutierungsprozess effizient und skalierbar zu gestalten. Ein ATS hilft dabei, Kandidat:innen anzuziehen, zu suchen, zu bewerten und einzustellen – und das auf optimierte Weise. Zudem tragen diese Systeme dazu bei, bewusste oder unbewusste Verzerrungen im Einstellungsprozess zu minimieren.

Mehr als nur eine Bewerber:innenverwaltungssoftware setzt ein ATS Algorithmen und die von Nutzer:innen eingegebenen Daten ein, um Kandidat:innen zu identifizieren, die optimal zu offenen Positionen im Unternehmen passen.

Ein ATS kann entweder als installierbare Software auf einem Computer oder als webbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service) oder Open-Source-Variante verfügbar sein. Während installierbare und SaaS-Lösungen in der Regel teurer sind, bieten sie deutlich mehr Funktionen und Services als kostenlose Open-Source-Optionen.

Welche Unternehmen brauchen ein ATS?

Kurz gesagt: alle. Doch die entscheidende Frage ist, wie oft Sie rekrutieren. Wenn Sie nur zwei oder drei Mitarbeitende pro Jahr einstellen, lohnt sich die Investition möglicherweise nicht.

Der Funktionsumfang, die Komplexität und die Kosten von ATS-Plattformen variieren je nach Unternehmenstyp. Unternehmen, die von einem ATS profitieren können, sind unter anderem:

  • Mittelständische und große Unternehmen
  • Franchise-Unternehmen
  • Öffentliche Verwaltungen
  • Personalberatungen und Headhunter:innen

2. Was sind die Merkmale eines guten ATS?

Grundsätzlich sind alle Funktionen eines ATS (Applicant Tracking System) auch ohne Software umsetzbar – Generationen von Recruiter:innen haben dies bereits getan. Doch ohne ein ATS besteht die Gefahr von Zeitverlust, mangelnder Skalierbarkeit und Sicherheitsrisiken bei der Datenverarbeitung.

Ein ATS beeinflusst nahezu alle Schritte des Rekrutierungsprozesses, darunter (aber nicht nur):

  • Kandidat:innenmanagement: Zentralisierung der Informationen, automatisches Hochladen und Speichern von Bewerbungen, Hinzufügen von Planungs- und Auswahlinformationen, langfristige Speicherung für Talentpools usw.
  • Vorauswahl von Kandidat:innen: Keyword-Analyse von Lebensläufen und Anschreiben, automatisierte Filterung und Kontaktaufnahme mit nicht qualifizierten Bewerber:innen, Terminplanung für Vorstellungsgespräche usw.
  • Auswahl der Kandidat:innen: Verwaltung von Online-Tests und Videointerviews, Speicherung der Ergebnisse in den Kandidat:innenakten usw.
  • Einstellung: Erstellung und Versand von Arbeitsverträgen, Sammlung unterschriebener Dokumente, automatische Archivierung dieser Dokumente usw.
  • Onboarding neuer Mitarbeiter:innen: Bereitstellung und Nachverfolgung von Onboarding-Dokumenten, Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien usw.
  • Optimierung des Rekrutierungsprozesses: Bereitstellung detaillierter Berichte und Analysen zu jeder Phase der Einstellung.
  • Datensicherheit: Schutz und Sicherung von Bewerber:innen-Daten, Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.
  • Mobiler Zugriff: Möglichkeit, den gesamten Rekrutierungsprozess auch von unterwegs aus zu verwalten.

Welche Funktionen ein ATS benötigt, hängt von der Unternehmensgröße, dem Budget und der Komplexität des Rekrutierungsprozesses ab. Daher ist es entscheidend, bei der Wahl eines ATS sorgfältig vorzugehen – denn es bildet das Herzstück des gesamten Einstellungsprozesses.

Die Unternehmensgröße spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl des passenden ATS. Große Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden benötigen in der Regel eine leistungsstarke, modulare Lösung mit erweiterten Funktionen.

Kleinere Unternehmen hingegen brauchen möglicherweise keine hochkomplexe Software, doch ein ATS kann auch für sie eine sinnvolle Investition sein. Oft reicht ein einfacheres und kostengünstigeres System aus. Zudem hängen die benötigten Funktionen stark von der Branche und den ausgeschriebenen Stellen ab.

Trotzdem erwarten Bewerber:innen heutzutage – unabhängig von der Unternehmensgröße – eine positive Candidate Experience, die die meisten ATS-Systeme unterstützen.

ATS vs. Recruiting-Software – gibt es einen Unterschied?

Heutzutage nicht mehr wirklich. In der modernen HR-Terminologie sind die Begriffe „Recruiting-Software“ und „ATS“ weitgehend gleichbedeutend geworden. Der Begriff „Recruiting-Software“ beschreibt allgemein jede Technologie im Bereich Personalbeschaffung.

Ursprünglich wurden ATS hauptsächlich zur zentralen Verwaltung von Bewerbungen, automatischen Analyse von Lebensläufen und Vorselektion von Kandidat:innen genutzt. Doch mit den Jahren und technologischen Fortschritten haben sich ATS-Systeme weiterentwickelt und bieten mittlerweile viele zusätzliche Funktionen.

3. Die Vorteile der Verwendung eines ATS

Ursprünglich war ein Applicant Tracking System (ATS) nur eine Plattform zum Speichern digitalisierter Kopien von Lebensläufen und Bewerbungsschreiben. Nützlich, aber nicht wirklich innovativ für Personalvermittler:innen.

Heute sind die wichtigsten Vorteile eines ATS:

  • Reduzierung der Arbeitsbelastung
  • Vermeidung von Engpässen
  • Bietet einen umfassenden Überblick über jede:n Bewerber:in
  • Verbesserung der Bewerber:innen-Erfahrung
  • Verbesserung der Ergebnisanalyse
  • Ermöglicht es, sich auf den „menschlichen“ Aspekt der Personalverwaltung zu konzentrieren

Durch die Reduzierung wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben können sich die Personalvermittler:innen auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Darüber hinaus verbessern automatisierte Lösungen die Unternehmensleistung und die Bewerber:innen-Erfahrung.

Drei weit verbreitete Mythen über ATS-Software

1. Sie erzeugen einen Zustrom von Bewerbungen

Ihre Fähigkeit, Bewerber:innen zu gewinnen, hängt von Ihrer Rekrutierungsstrategie und Ihrem Arbeitgeber:innenimage ab. Kein ATS-System kann allein Kandidat:innen zu Ihnen bringen. Diese Softwarelösungen sind noch keine Wundermittel.

2. Sie lösen alle Sourcing-Probleme

Einige ATS helfen Ihnen, Ihre Suche zu automatisieren und Ihre Stellenanzeigen zu verbreiten, aber wenn Ihre Karriereseite, Stellenbeschreibung oder sogar Ihr Rekrutierungskalender nicht auf dem neuesten Stand sind, werden Kandidat:innen wahrscheinlich nicht lange genug bleiben, um sich zu bewerben.

3. Sie wählen die besten Kandidat:innen aus

Ein gutes ATS bietet den Personalvermittler:innen und Rekrutierenden einen umfassenden Überblick über alle Bewerbungen, indem es Lebensläufe analysiert und alle anderen oben genannten Funktionen nutzt. Es liegt jedoch an den Recruiter:innen, die Bewerbungen zu überprüfen und die nächsten Schritte zu entscheiden.

Können Bewerbende die Rekrutierungssoftware „überlisten“?

Seien wir nicht naiv: Bewerber:innen haben immer schon Tricks genutzt, um ihren Lebenslauf hervorzuheben. Heute bedeutet das oft, die Rekrutierenden mit eigenen Mitteln zu überlisten, um ihre Erfolgschancen zu erhöhen.

Ein für ATS optimierter Lebenslauf ist darauf ausgelegt, von einer Bewerber:innen-Tracking-Software gelesen zu werden, mit einfachem Format, gut strukturierten Abschnitten, klaren Auflistungen und Schlüsselwörtern, die die Anforderungen der Stelle widerspiegeln.

4. Ein Leitfaden zur Auswahl des richtigen ATS, Schritt für Schritt

Die Investition in eine ATS-Software kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Rekrutierungsbemühungen haben. Wenn Sie sich für die Investition in ein ATS entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Funktionen und Vorteile der Lösung, die Sie wählen, gut verstehen und genau bestimmen, wie sie am besten zu Ihrem Team und Ihrer Organisation passt.

Folgen Sie diesen 4 Schritten, um das für Sie am besten geeignete ATS auszuwählen:

1. Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse

Der erste Schritt besteht darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens hinsichtlich der Verbesserung des Rekrutierungsprozesses zu bestimmen. Nehmen Sie sich die Zeit, das Problem zu identifizieren und zu definieren, das Sie zu lösen versuchen.

Das Sammeln von Meinungen aus dem gesamten Unternehmen hilft Ihnen, diese Probleme zu klären und Ihre Suche auf Plattformen und Funktionen auszurichten, die Ihnen am besten helfen.

2. Bestimmen Sie ein Budget

ATS-Software ist in einer Vielzahl von Preismodellen erhältlich. Einige werden zu einem Pauschalpreis angeboten, während andere auf Abonnementbasis verfügbar sind.

Ihre Entscheidung sollte von dem Betrag geleitet werden, den Sie bereit sind, für ein neues Tool auszugeben, sowie von der Rendite (ROI), die Sie erzielen möchten. In der Regel berechnet ein ATS-Anbieter die Kosten auf der Grundlage der Aufgabenanzahl. Sie zahlen einen festgelegten Betrag für jede Stellenanzeige, die Sie im Laufe des Jahres veröffentlichen und bearbeiten. Auch die Kosten für den Kund:innenservice und die Wartung müssen berücksichtigt werden.

Die meisten ATS-Anbieter bieten folgende Preismodelle an:

  • Pauschalpreis: Sie zahlen einen einmaligen Betrag, unabhängig von der Anzahl der Nutzer:innen oder der Stellenanzeigen.
  • Nutzungsbasiert (Pay-per-use): Sie werden nach der Anzahl der Nutzer:innen im Administrationsbereich der Software abgerechnet.
  • Preis pro Stellenanzeige: Ihr Preis hängt von der Anzahl der aktiven Stellenanzeigen ab. Dieses Modell ist ideal für Unternehmen mit geringem Einstellungsvolumen.
  • Modularer Preis: Dies ist der Fall, wenn die ATS-Software Teil einer größeren Plattform ist und Sie für zusätzliche Funktionen wie ein CRM oder eine Onboarding-Plattform zahlen.

3. Testen Sie die Plattform

Sobald Sie Ihre Liste potenzieller ATS-Plattformen erstellt haben, bitten Sie jede:n Anbieter:in um eine Demo oder um die Einrichtung einer vollständigen Testversion. Dies ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, die Plattform in einer realen Umgebung zu testen, um zu überprüfen, ob sie gut in Ihren Arbeitsablauf integriert werden kann.

Melden Sie Probleme und unnötige Elemente, die langfristig zu Schwierigkeiten führen könnten oder aus der Preisgestaltung entfernt werden sollten, und führen Sie eine Gesamtbewertung der Plattform durch. Dies sollte Ihnen helfen, Ihre Liste zu verfeinern und nur die Plattformen zu behalten, die wirklich für Ihren speziellen Fall geeignet sind.

4. Implementierung Ihres ATS

Dieser Schritt ist entscheidend. Klären Sie die letzten Details mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrem Rekrutierungsteam. Arbeiten Sie am Implementierungs- und Integrationsprozess mit dem Anbieter und stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereit ist. Planen Sie auch die Schulung der neuen Nutzer:innen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team vor der Inbetriebnahme die Software testen kann.

Abschließend einige Empfehlungen für die Auswahl eines ATS:

  • Die Plattform muss mit allen Tools kompatibel sein, die Sie derzeit verwenden (CRM, Gehaltsabrechnungssoftware, HRIS etc.).
  • Das ATS muss den gesamten Rekrutierungsprozess verbessern und nicht nur ein oder zwei Komponenten.
  • Die Software darf Ihre Arbeit nicht komplizieren.
  • Sie muss einfach zu erlernen und von Ihrem gesamten Team zu nutzen sein.
  • Überprüfen Sie den verfügbaren Support und Kund:innenservice, bevor Sie sich verpflichten.

Die Zukunft der ATS im Recruiting

Neben der Automatisierung und Optimierung interner Prozesse verändert sich auch die Art und Weise, wie Unternehmen Talente ansprechen und rekrutieren, zunehmend durch innovative Lösungen. Hier kommt unsere Pay for Performance-Lösung ins Spiel. Monster nutzt die besten ATS auf dem deutschen Markt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihren Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten, die richtigen Kandidat:innen zu finden und eine nahtlose Integration mit ihren bestehenden Systemen zu gewährleisten.

Durch die Kombination von Pay for Performance und diesen leistungsstarken ATS profitieren Unternehmen von einer flexibleren, kostengünstigeren und qualitativ hochwertigeren Rekrutierung. Mit Pay for Performance zahlen Unternehmen nur für die Bewerbungen, die sie erhalten, wodurch nicht nur die Reichweite ihrer Stellenangebote erhöht wird, sondern auch die Qualität der Bewerbungen verbessert wird. In Kombination mit den besten ATS auf dem Markt optimiert unsere Lösung den gesamten Bewerbungsprozess und ermöglicht es Unternehmen, gezielt und effektiv zu rekrutieren.