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Absageschreiben nach der Bewerbung: Der Ton macht die Musik

Bewerbermanagement

Absageschreiben nach der Bewerbung: Der Ton macht die Musik

Es gehört mit Sicherheit nicht zur Lieblingsbeschäftigung von Personalern, Bewerbern in Absageschreiben schlechte Nachrichten zu überbringen. Das ist verständlich. Allerdings sollten Sie diese Aufgabe nicht unnötig vor sich herschieben und in dem Absageschreiben die richtigen Worte wählen. Alles andere schadet Ihrem Image als Arbeitgeber, der Employer Brand. Wir sagen Ihnen, was Sie beachten sollten.

Von Sonja Dietz

Ein gutes Absageschreiben stärkt die Employer Brand

Kandidaten sind heute in vielen Bereichen an schnelle Prozesse gewöhnt. Kein Wunder! Immerhin funktioniert so ziemlich alles im Digitalzeitalter auf Knopfdruck. Entsprechend haben Bewerber immer weniger Verständnis dafür, wenn sie im Recruiting zu lange auf eine Jobzusage- oder -absage warten müssen. Doch leider ist das die Realität. 37 Prozent der Kandidaten klagen laut der Monster-Studie Recruiting Trends 2020 darüber, dass Unternehmen sie zu lange im Ungewissen lassen, ob es mit dem Job geklappt hat oder nicht.

Es ist zwar nachvollziehbar, dass gerade das Verfassen von Absageschreiben nicht unbedingt zu den bevorzugten Aufgaben von Personalern gehört. Es liegt also nahe, diese aufzuschieben. Doch indem sie den Prozess hinauszögern, schaden Unternehmen  vor allem sich selbst. Genauer gesagt, ihrer Employer Brand. Denn laut der Monster-Studie Recruiting Trends 2020 sind schnelle und effiziente Recruitingprozesse aus Kandidatensicht besonders ausschlaggebend für ein gutes Image eines Arbeitgebers.

Ghosting: Ein absolutes No Go im Recruiting

Mancher Recruiter lässt es mit dem Absageschreiben sogar ganz und meldet sich gar nicht mehr. Für Kandidaten hat das den Anschein, als verschwände der Recruiter aus dem Bewerbungsprozess wie ein Geist. Auch das passiert leider häufiger als man denkt. Zumindest so oft, als dass das Phänomen inzwischen sogar einen eigenen Namen trägt: Ghosting. Sie werden uns sicher zustimmen: Ghosting ist die schlechteste aller Varianten, wenn es um Jobabsagen geht und zeugt von wenig gutem Stil.

Wichtig neben einer zeitnahen Absage ist außerdem, die richtigen Worte in einem Absageschreiben zu finden – logisch! Ein Absageschreiben sollte möglichst wertschätzend sein, sodass der Bewerber keinen Groll nach der Absage hegt. Auch das ist wenig vorteilhaft für die Employer Brand. Denn frustrierte Kandidaten machen ihrem Ärger häufig Luft. Und so etwas zieht im Zeitalter von Arbeitgeberbewertungsportalen schnell größere Kreise und schreckt wohlmöglich andere Talente langfristig ab, sich bei einem Arbeitgeber zu bewerben.

Absageschreiben und das AGG: Vorsicht vor Diskriminierungen

Aber was ist zu beachten, um ein möglichst wertschätzendes Absageschreiben zu formulieren? Unser Tipp: Stellen Sie in ihrem Absageschreiben sehr direkte Bezüge zu dem jeweiligen Kandidaten her. Greifen Sie zum Beispiel in Ihrer Einleitung bestimmte Situationen aus dem Vorstellungsgespräch heraus, die Ihnen besonders gut gefallen haben. Oder nehmen Sie Bezug auf Stationen aus dem Lebenslauf des Bewerbers, die Sie beeindrucken.

So erkennt das Talent: „Der Recruiter hat sich wirklich intensiv mit mir auseinandergesetzt und nimmt die Absage nicht auf die leichte Schulter.“ Mit nichtssagenden, stereotypen Aussagen im Absageschreiben, signalisieren Sie dem Bewerber hingegen: „Du bist einer von vielen und die Mühe nicht Wert, sich zu viele Gedanken um Dich zu machen.“

Wichtig bei einem sehr individuell gehaltenen Absageschreiben ist allerdings, dass Sie darauf achten, keine Absagegründe zu nennen, die laut des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) einen Diskriminierungstatbestand darstellen könnten. Prüfen Sie Ihre Aussagen daher dahingehend dringend, ob diese Rückschlüsse erlauben, dass die Absage etwa wegen des Alters, der Herkunft oder des Geschlechts eines Bewerbers erfolgt sein könnte.

Absageschreiben: Positive Formulierungen statt negative nutzen

Ein weiterer Expertentipp: Kleiden Sie Ihre Absage in möglichst positive Formulierungen. So können Sie dem Bewerber trotz der Absage vielleicht sogar noch ein Lächeln aufs Gesicht zaubern, statt ihn frustriert zurückzulassen. Wer weiß! Vielleicht erwähnt er das ja sogar lobend im Netz in einer Arbeitgeberbewertung.

Das nachfolgende Text-Beispiel zeigt, welche Macht positive Worte in schwierigen Situationen haben:

„Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und Ihre Bewerbungsunterlagen. Aufgrund Ihrer Projekterfahrung sind Sie uns sofort ins Auge gestochen und in die engere Wahl gekommen. Auch im Vorstellungsgespräch haben Sie uns mit Ihrer kompetenten und aufgeschlossenen Art sehr beeindruckt.

Leider hat’s dieses Mal aber nicht geklappt. Da Ihre Qualifikationen jedoch sehr vielversprechend sind, möchten wir Sie in unseren Talent Pool aufnehmen. Vielleicht ergibt sich ja zu einem anderen Zeitpunkt die Chance, zusammen zu arbeiten.“

Schlagen Sie die Recruiting-Tür mit dem Absageschreiben nicht ganz zu

Tipp für die Praxis: Um sich die Arbeit mit dem Absageschreiben etwas leichter zu machen, können Sie sich allgemeine Absagevorlagen mit Textpassagen wie diesen erstellen, die Sie dann jeweils individuell auf den Bewerber anpassen. Falls Sie den Bewerber tatsächlich wie in unserem Beispiel in Ihren Talentpool einladen möchten, denken Sie daran, sich bestätigen zu lassen, dass Sie die Bewerbungsunterlagen des Talents über die gesetzliche Frist hinaus behalten dürfen.

Aber zurück zum Thema. Sie sehen: Mit positiven Formulierungen schlagen Sie die Tür nicht ganz hinter sich zu. Das ist ein großer Vorteil. Läuft man sich tatsächlich zu einem späteren Zeitpunkt wieder über den Weg, kann man völlig unbefangen miteinander umgehen. Auch der etwas lockerere Umgangston ist in der Beispielformulierung bewusst gewählt. Denn bürokratische oder umständliche Sätze und Ausdrücke schaffen Distanz. Umgangssprachlichere Formulierungen stellen hingegen sofort Nähe zum Bewerber her, sodass dieser das Gefühl hat, dass Sie auf Augenhöhe mit ihm sprechen und sich nicht über ihn erheben.

Der Griff zum Telefon

Und noch ein letzter Tipp zum Schluss: Wenn Ihnen der Kandidat besonders am Herzen liegt, lohnt es sich zusätzlich zum Absageschreiben zum Telefon zu greifen. In einem persönlichen Gespräch können Sie dem Talent die Gründe für die Absage noch einmal näher erläutern, offene Fragen beantworten und ihm vielleicht sogar Tipps für die nächste Bewerbung geben. So sieht echte Wertschätzung aus.