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Vorstellungsgespräch am Telefon & Co. – So geht Einladen per E-Mail

Vorstellungsgespräch am Telefon & Co. – So geht Einladen per E-Mail

Sie haben unzählige Lebensläufe gesichtet und nun endlich liegt die Liste potentieller Kandidaten vor Ihnen. Wenn Sie innerhalb des Einstellungsverfahrens die Phase der Vorstellungsgespräche erreichen, kann dies sowohl aufregend als auch ein wenig einschüchternd sein. Sie erfordert noch mehr Zeit, Energie, Planung – und vor allem viel Urteilsvermögen.

Der erste Schritt besteht jedoch darin, Ihre ausgewählten Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Eine solche Einladung per E-Mail zu verschicken, hört sich zunächst einfach an. Allerdings sollte man hier bedacht und strategisch vorgehen, um den richtigen Ton zu treffen und relevante Informationen einzubeziehen. Die folgenden von uns zusammengefassten Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Warum sollte man Kandidaten per E-Mail zum Vorstellungsgespräch einladen?

Die Bitte zur Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch per E-Mail ermöglicht Ihnen, den Kandidaten zur nächsten Phase des Bewerbungsverfahrens einzuladen, sei dies ein Vorstellungsgespräch am Telefon, per Video oder persönlich vor Ort. Nachdem Sie sich die Lebensläufe durchgelesen und die Kandidaten eingegrenzt haben, dienen die Einladungen per E-Mail als bequeme Übersicht: Darüber, wen Sie bereits kontaktiert haben, wer geantwortet hat und wie lange es gedauert hat, bis die Kandidaten geantwortet haben. Im Vergleich zur Kontaktaufnahme per Telefon können Sie so Zeit sparen und den Empfängern die Möglichkeit geben, Ihre Einladung genau dann zu lesen und darauf zu antworten, wann es ihnen passt.

Berücksichtigen Sie die Candidate Experience

Die Candidate Experience beschreibt die kollektiven Ergebnisse aller Kommunikationen und Interaktionen, die Sie mit dem Kandidaten während des Anwerbungs- und Einstellungsverfahrens ausgetauscht haben. Diese gewinnt für das Einstellungsverfahren und Image des Unternehmens zunehmend an Bedeutung. Die E-Mail-Einladung zum Vorstellungsgespräch am Telefon & Co. mit Fragen und Antworten zählt zu den ersten Interaktionen, die ein Kandidat mit Ihrem Unternehmen haben wird – und es ist wichtig, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Ihre E-Mail, in dem Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, wird beeinflussen, wie die Kandidaten Ihr Unternehmen wahrnehmen. Daher sollten Sie versuchen, ihnen das Gefühl von Wertschätzung zu geben. So lösen Sie Freude über die Gelegenheit aus, an einem Bewerbungsgespräch in Ihrem Unternehmen teilzunehmen. Wählen Sie einen freundlichen Ton, wenn Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, indem Sie sich für ihre Bewerbung bedanken und sie zum Beispiel wissen lassen, was Ihnen an ihrem Lebenslauf, Anschreiben oder einem anderen Teil der Bewerbung besonders gefallen hat. Sie können ruhig ein Muster für Ihre E-Mail verwenden, um Zeit zu sparen, sollten aber unpersönliche, schablonenartige E-Mails vermeiden, die nicht einmal den Namen oder die konkrete Bewerbung erwähnen.

Was in Ihrer E-Mail stehen sollte, wenn Sie Bewerber einladen

Ihre E-Mail sollte kurz und knackig sein, aber dennoch einige wichtige Elemente enthalten:

  • Ihren Namen, Ihre Rolle und Ihr Unternehmen
  • Die Stelle, wegen der Sie sich an den Kandidaten wenden (schließlich könnten diese sich auf mehrere Stellen beworben haben)
  • Wie das Gespräch aussehen würde (Vorstellungsgespräch am Telefon, per Videoanruf, im Büro oder an einem externen Ort)
  • Einige Vorschläge für Datum und Uhrzeit
  • Eine ungefähre Angabe, wie lange das Gespräch dauern wird
  • Wer das Bewerbungsgespräch führen wird (sofern Sie das bereits wissen)
  • Eine Liste der Dinge, die der Kandidat mitbringen sollte, wie zum Beispiel Lebenslauf, Ausweis oder ein Arbeitszeugnis
  • Wie der Kandidat Sie erreichen kann, falls er/sie Fragen hat

Es ist wichtig, verschiedene Optionen für Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs vorzuschlagen, da dies zeigt, dass Sie auf den Zeitplan des Kandidaten Rücksicht nehmen. Noch besser ist es, den Kandidaten zu bitten, Ihnen einige mögliche Termine innerhalb der nächsten ein bis zwei Wochen mitzuteilen.

Was ist mit passiven Kandidaten?

Es kann vorkommen, dass Sie einen passiven Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten, der sich gar nicht auf die Stelle beworben hat, aber gut für die Stelle geeignet zu sein scheint. In solchen Fällen müssen Sie in Ihrer Nachricht ein bisschen mehr Überzeugungsarbeit leisten.

Erstens sollten Sie vermeiden, die E-Mail an die Arbeitsadresse des Kandidaten zu schicken, damit Sie ihn/sie dort nicht in eine peinliche Situation bringen. Zweitens sollten Sie erklären, warum Sie sich an ihn/sie wenden: Geben Sie an, worum es in der Stelle geht und welche Eigenschaften des Kandidaten Sie davon überzeugt haben, dass er/sie gut für die Rolle geeignet wäre.

Damit der Kandidat leicht weitere Informationen einholen kann, sollten Sie die Stellenbeschreibung oder die passende Verlinkung einfügen sowie weitere Informationen über Ihr Unternehmen bereitstellen, wie zum Beispiel zum Tätigkeitsbereich und über die Unternehmenskultur. Teilen Sie dem Kandidaten schließlich mit, dass Sie bei Interesse stets zu seiner/ihrer Verfügung stehen, um die Stelle in einem Gespräch am Telefon, per E-Mail oder persönlich zu besprechen.

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