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Die Dienstreise: Freizeit oder Arbeitszeit?

Die Dienstreise: Freizeit oder Arbeitszeit?

Kontakte in Social Media ordnenGeschäftsreisen sind in vielen Jobs an der Tagesordnung: Messen, Kundenbesuche oder Meetings mit Geschäftspartnern – all dies kann Mitarbeiter in die Nachbarstadt oder auf den nächsten Kontinent führen. Bei Dienstreisen gelten für Arbeitnehmer ganz eigene Regeln.


Wie es sich auf diesen Reisen mit der Arbeitszeit, Überstunden und Spesen verhält, regeln die Arbeitgeber meist in eigenen Vereinbarungen – der Gesetzgeber hat dazu nur wenig zu bieten. "Die meisten Unternehmen haben Reiseordnungen", sagt Rechtsanwalt Dr. Axel Hoß aus Köln. Man kann bereits beim Einstellungsgespräch das Thema anschneiden – Reisen erster oder zweiter Klasse, Hotelstandard, Ausgleich der Mehrarbeit. Die Punkte sind vielfältig und sollten frühzeitig geklärt werden.

Anreise: Arbeitszeit – ja oder nein?

Die Fragen können schon mit der eigentlichen An-Reise beginnen – per Auto, Eisenbahn oder Flugzeug. "Reisezeit ist Arbeitszeit. Wenn man arbeitet", sagt Hoß. Das bedeutet, dass Termine unterwegs vor- oder nachbereitet werden oder andere dienstliche Aufgaben verrichtet werden. "Auch das Meeting mit dem Chef im Zug oder die Besprechung mit einem Kollegen gilt dann als Arbeitszeit", sagt Martina Perreng, Juristin und Referatsleiterin Individualarbeitsrecht im DGB-Bundesvorstand in Berlin.

Wer gefahren oder geflogen wird, kann sich ganz auf seine Unterlagen oder den Laptop-Bildschirm konzentrieren. Aber auch wer seinen Dienstwagen an den Ort des Treffens lenkt, arbeitet im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, vorausgesetzt das Reisen gehört zur vertraglichen Arbeitspflicht des Arbeitnehmers. Das betrifft beispielsweise Außendienstmitarbeiter. "Der Beifahrer allerdings hat während derselben Fahrt Freizeit – es sei denn, beide unterhalten sich geschäftlich", erläutert Hoß den feinen Unterschied bei Autofahrten. Wieder anders sieht es aus, wenn ein Angestellter einmalig zu einer Tagung fährt. Hier ist die Anreisezeit keine Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer mit nichts anderem als der Fahrt beschäftigt ist.

Am Zielort zählt die normale Arbeitszeit 

Am Zielort angekommen – ob Berlin, Boston oder Bejing – zählt die normale Arbeitszeit, wie Perreng sagt. Überstunden allerdings werden dann üblicherweise angerechnet. "Denn es ist im Sinn des Arbeitgebers, die Zeit effektiv zu nutzen", sagt sie. Wer also tagsüber Meetings hat und abends noch Kontakte pflegt, hat meist ein deutliches Stundenplus auf seinem Zeitkonto.

Aber auch hier gilt: Es gibt keine allgemein gültigen Vereinbarungen. Die Modalitäten einer Teilnahme an Meetings, Gesprächen, Konferenzen oder Messen sollten im Vorfeld besprochen und geregelt worden sein. "Es muss einen angemessenen Kompromiss geben, denn das alles ist nicht gesetzlich geregelt", sagt Anwalt Hoß. Dazu gehört etwa, ob es einen Aufschlag für die Überstunden gibt oder ob sie mit Freizeit ausgeglichen werden.

Feiertage: Es gilt die Regelung vor Ort

Klar geregelt hingegen ist der Fall, wenn man während der Dienstreise einen Feiertag erwischt. "Das Feiertagsgesetz sagt, man darf nicht am Arbeitsort arbeiten", so Hoß. In diesem Fall gelten die Arbeitszeitgesetze des Auslandes – auch bei verschiedenen Regelungen in den einzelnen deutschen Bundesländern kommt dieser Unterschied schon zum Tragen.

Als Nachweis der Arbeitszeit fern des Büros sollte jeder reisende Arbeitnehmer seine Stunden notieren. "Solche Nachweise sind sinnvoll – allerdings sind Dienstreisen vorher in der Regel sehr intensiv abgesprochen, so dass schon klar ist, wie viel Arbeit ansteht", sagt Perreng.

Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Angestellten

Die Spielarten seien indes vielfältig, sagt die Juristin. "Es ist zudem etwas anderes, ob ich als Verkäufer arbeite und das Reisen zwingender Bestandteil meiner Aufgabe ist, oder ein notwendiges Übel, um meinen Bürojob zu erledigen."

Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, die bei den Gerichten anhängig sind, gibt es in diesen Fragen eher selten, wie die Experten sagen. "Meist einigen sich Arbeitgeber und Beschäftigte einvernehmlich, wenn es Fragen gibt", sagt Perreng. "Wenn es aus anderen Gründen zum Streit kommt, dann wird gelegentlich auch über Reisezeiten gestritten", berichtet Anwalt Hoß.

Spesenabrechnungen: Der Arbeitgeber ist in der Pflicht

Auch die Spesenabrechnungen gehören zu den Nachwehen der Geschäftsreisen. "Notwendige Auslagen hat der Arbeitgeber zu ersetzen", sagt Perreng. Dazu gehören natürlich die Reise- und Übernachtungskosten, zudem die so genannten Verpflegungsmehraufwendungen unter Anrechnung dessen, was der Arbeitgeber spart. "Sie entsprechen den steuerlichen Sätzen, die jedes Jahr angepasst werden", sagt sie.

Allerdings gilt es auch in Sachen Reisen und Unterbringung Streitpunkte schon im Vorfeld aus dem Weg zu räumen. "Man sollte klären: In welcher Klasse und mit welchem Verkehrsmittel wird gereist, die Unterbringung vor Ort, werden Taxifahrten ersetzt oder soll der öffentliche Verkehr genutzt werden", zählt Hoß auf. Normal werden diese Fragen nach dem "Betriebsüblichen" geregelt, wie Perreng sagt. "Das ist auch von der Stellung des Arbeitnehmers abhängig."

(Verena Wolff / Bild: Digital Vision)