Tipps / Personalmanagement / Arbeitsrecht / Absagen: Lockere Späße sind tabu

Absagen: Lockere Späße sind tabu

Absagen: Lockere Späße sind tabu

Einige Kandidaten warten nur darauf, dass das Unternehmen im Bewerbungsprozess gegen AGG-Regeln verstößt und sich damit juristisch angreifbar macht. Daher sollten Personaler vor allem Absagen sorgfältig formulieren.

Die Kommunikation mit Bewerbern ist häufig anonym und bürokratisch. Zumal wenn die Anzahl der Bewerbungen in die Hunderte oder Tausende geht und der automatisierte Ablauf mit standardisierten E-Mails Teile des Kontakts übernimmt. Unternehmen, die Personalmarketing und Bewerberpflege nicht nur auf dem Papier einen hohen Stellenwert beimessen, haben deshalb in der Vergangenheit Akzente gesetzt: statt Standardfloskeln formulierten sie persönliche Absageschreiben. Oder Verantwortliche standen bei Nachfragen nach dem Grund der Ablehnung am Telefon Rede und Antwort. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schränkt nun eine offene Kommunikation mit Bewerbern ein.

Kommunikation wird unpersönlicher

"Leider tritt eine falsche Entwicklung ein, in der auf Kandidaten immer weniger persönlich eingegangen wird. Auch wenn wir noch nicht wissen, ob auf Positionen geklagt wird. Der Kontakt mit Kandidaten wird erschwert. Vermutlich werden viele Unternehmen zukünftig lapidare Standardantworten bevorzugen", vermutet Lutz Altmann, Geschäftsführer von Humancaps Consulting in Erkelenz. Für ihn und seine Mitarbeiter in der Agentur für Recruitment-Services, Personalmarketing und Personalberatung gilt: "Wir haben uns schon etwas zurückgenommen, auch wenn wir versuchen immer noch offen und transparent zu sein." 

Erlaubt: Fachliche Begründungen

Viele Firmen sichern sich rechtlich ab, indem sie die Aussagen in ihren Absageschreiben dem AGG anpassen. Zum Beispiel diese: "Bitte sehen Sie in der Absage keine negative Bewertung Ihrer fachlichen Qualifikation." Mit dieser früher üblichen Standardaussage öffnet ein Unternehmen dem Klageweg Tür und Tor. "Die Begründung für die Absage darf nur in der Diskrepanz zwischen dem Anforderungsprofil und dem fachlichen Bewerberprofil liegen, also im rein fachlichen Bereich", betont Hans-Peter Löw, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Lovells in München.

Nun beruht in der Praxis der Entscheidungsprozess zwischen mehreren gleich qualifizierten Kandidaten eher auf weichen Faktoren. Deshalb wurde der persönliche telefonische Kontakt mit einem Kandidaten gesucht, wenn dieser für eine spätere Besetzung in Frage kommen könnte. Die Personaler nutzten diese Gespräche einerseits, um nützliche Hinweise zu geben oder auf typisches Fehlverhalten hinzuweisen. Manchmal war es nur der nett gemeinte Hinweis: "Sie waren zu jung oder zu alt für diese Position". Andererseits wollten sie Kandidaten, die in die zweite oder dritte Runde gekommen waren, ermutigen, sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu bewerben. Diese Art der Kommunikation, so rät der Arbeitsrechtler, sollte unterbleiben. Wenn mündliche Absagen gegeben werden, sollten sie kurz ausfallen. Auch hier gilt: Nur fachliche Begründungen sind erlaubt. Letztlich darf ein Absageschreiben nur folgende Kernaussage enthalten: Es hat fachlich nicht gepasst.

Grenzen werden enger

Kann in diesem durch Rechtsvorschriften beeinträchtigten Klima überhaupt ein persönliches Begründungsgespräch oder ein persönlich gehaltenes Absageschreiben zustande kommen? "Das Kommunikationsklima mit Kandidaten muss sich nicht zwangsläufig verändern", meint Dr. Barbara Endell, Leiterin Personalgrundsatzfragen bei der Heidelberger Druckmaschinen AG. Die Möglichkeit, den Kontakt mit passenden Bewerbern zu halten, sei nach wie vor gegeben. "Natürlich sind im persönlichen Gespräch die Grenzen enger gesteckt, denn die Kommunikation muss im Hinblick auf das AGG mit höherer Sensibilität geführt werden. Als international aufgestellter Konzern wissen wir aber aus der Rekrutierungspraxis in den USA, wo schon sehr lange die Anti-Diskriminierungsregeln angewandt werden, dass die Umsetzung unproblematisch ist", erläutert Endell. Die Verantwortlichen im Unternehmen seien auch für den Bereich der persönlichen Kommunikation entsprechend sensibilisiert worden. So müssten sie auch darauf achten, nicht unbewusst oder "mit einem lockeren Spaß" Grenzen zu überschreiten, die missinterpretiert und somit im ungünstigen Fall Anlass zu einer Klage geben könnten.

Kontakt mit Bewerbern pflegen trotz AGG

Lutz Altmann von Humancaps rät, trotz der erschwerten Bedingungen das Gespräch mit Bewerbern nicht zu vermeiden. Allerdings muss der Fokus auf die fachlichen Aspekte gelegt werden. Wenn beispielsweise ein älterer Kandidat mit 21 Jahren Berufserfahrung nachfragt, warum eine Position auf der ersten Führungsebene nicht mit ihm besetzt wurde, erläutert er dem Bewerber nochmal das Stellenprofil. "Ich betone beispielsweise, dass die Stelle einen Erfahrungshorizont von drei bis sieben Jahren forderte, damit verbunden seien auch die entsprechenden Kenntnisse und der angemessene Gehaltshintergrund." Personalberater müssen den Kontakt zu Kandidaten halten, da sie anders als Unternehmen mehrere vergleichbare Positionen anzubieten haben. Und weil die Kontakte über einen längeren Zeitraum gepflegt werden, ist ein Mindestmaß an Transparenz für einen vertrauensvollen Umgang notwendig.

Wie lässt sich der Kontakt mit Bewerbern weniger standardisiert und anonym gestalten? Seine Tipps für Unternehmen lauten: "Menschlich reagieren! Dazu gehört es erstens zu antworten, zweitens schnell zu antworten, und drittens Kandidatenbindung zu pflegen beispielsweise über Talentmanagement-Programme oder andere Tools." Unüblich sei es bislang noch, dass der Personaler selbst zum Hörer greift und das Gespräch mit abgelehnten Bewerbern sucht, die ein interessantes Qualifikationsprofil vorweisen. Wenn der Fachkräftemangel zukünftig in Unternehmen spürbar wird, könnte der Griff zum Telefon zur Regel werden. "Auf die Bewerber zuzugehen, ist ein probates Mittel. Wer es bis in die zweite oder dritte Runde geschafft hat, sollte nicht nur ein Schreiben erhalten, sondern persönlich erfahren: Wir würden gerne wieder auf Sie zukommen, derzeit passt es leider nicht."

(Christiane Siemann / Bild: Kautz15, Fotolia.com)